Om de juiste VoIP-partner te kiezen is het cruciaal om jezelf gerichte vragen te stellen. Zo kan je zeker zijn dat jouw provider zal beantwoorden aan de noden en behoeften van jouw bedrijf. Om dat process te vergemakkelijken hebben we hier de vijf belangrijkste vragen bij elkaar gezocht die je moet stellen om de juiste VoIP-provider voor jou te kiezen.
1. Welke functies zijn inbegrepen?
Het aantal aangeboden functionaliteiten is een van de de belangrijkste factoren waarin VoIP-partners verschillen. Voor je zelfs begint na te denken over welke partner het best is, kan je beter intern kijken waar de pijnpunten liggen en wat je als bedrijf nodig hebt. Het is te makkelijk om overweldigd te worden door de massa aangeboden functies.
- Standaard functies: Zijn doorschakeling, voicemail, gespreksopname en keuzemenu inbegrepen?
- Extra opties: Biedt de provider bijvoorbeeld CRM-integratie?
- Aanpasbaarheid: Kunnen functies worden toegevoegd of verwijderd naargelang jouw groei?
Ga op zoek naar een provider die even innovatief en groeigericht is als jezelf, zo ben je zeker dat de gekozen oplossing met uw bedrijf kan meegroeien.
2. Hoe zit het met de betrouwbaarheid en verbindingskwaliteit?
Stabiel internet is essentieel voor een effectieve VoIP-ervaring. Vraag jouw provider naar hun garanties en maatregelen om een betrouwbare service te leveren:
- Beschikbaarheid van de dienst: Wat is het gegarandeerde uptime-percentage? De meeste betrouwbare providers streven naar een uptime van 99,9%.
- Back-up en redundantie: Heeft de provider back-upservers en noodplannen om te garanderen dat jouw bedrijf bereikbaar blijft tijdens storingen?
- Verbindingstests en -kwaliteit: Vraag om de kwaliteit van de oproepen te testen op voorhand
Uptime en verbindingskwaliteit moeten de eerste twee woorden zijn bij gesprekken met mogelijke partners. Het heeft geen zin te beginnen met een partner als ze niet trots zijn op de kwaliteit van hun network.
Blijf op de hoogte
3. Hoe zit het met de veiligheid van VoIP?
Online beveiliging is cruciaal voor elk bedrijf, maar zeker als je regelmatig gevoelige informatie verstuurt en uitwisselt. Maak er daarom een punt van dat ze de beveiliging van hun oplossing uit de doeken doen:
- Beveiliging van gegevens: Op welke manier worden gesprekken en gegevens versleuteld om ongeautoriseerde toegang te voorkomen?
- Authenticatie: Hoe kunnen gebruikers zichzelf identificeren?
- Beveiligingsupdates: Hoe worden beveiligingsupdates toegepast?
In deze tijd moet een VoIP-provider prioriteit stellen aan jouw vertrouwen en veiligheid. De waarborging van bedrijfsgegevens is een factor die alleen maar belangrijker wordt, dus zoek een partner die dat inziet.
4. Welke supportopties zijn beschikbaar?
Goede ondersteuning kan het verschil maken bij VoIP-problemen. Vraag naar de beschikbaarheid en voorwaarden van de supportopties:
- Supporttijden: Is de klantenservice 24/7 bereikbaar of alleen tijdens kantooruren?
- Ondersteuningskanalen: Bieden ze support via telefoon en e-mail? En hoe snel zijn de gemiddelde reactietijden?
- Lokaal vs. internationaal: Is er ondersteuning beschikbaar in het Nederlands of Frans voor jouw Belgisch team?
Een provider met snelle, meertalige ondersteuning kan jou helpen om technische problemen sneller op te lossen en verstoringen te minimaliseren.
5. Wat zijn de totale kosten na alle promoties en kortingen?
We weten allemaal dat er getoverd kan worden met facturen. Daarom is het essentieel om een duidelijk beeld te hebben van alle kosten die gepaard gaan met de gekozen service:
- Maandelijkse abonnementskosten: Wat zijn de vaste kosten per gebruiker en voor welke functies?
- Gesprekskosten: Vraag naar kosten voor gesprekken buiten het netwerk of internationale gesprekken.
- Installatie- en instapkosten: Zijn er opstartkosten of eenmalige kosten voor specifieke functies?
Enkel met een compleet overzicht van alle kosten kan je een geïnformeerde beslissing maken en verrassingen voorkomen.
Conclusie
Een VoIP-provider kiezen is een strategische beslissing die een grote impact kan hebben op jouw verkoop, customer service en jouw algmene bedrijfscommunicatie. Door deze vijf vragen te stellen, kan je een VoIP-oplossing kiezen die past bij jouw specifieke behoeften.