Beslissen welk telefoonsysteem juist is voor een bepaald bedrijf is meestal niet meteen duidelijk. De keuze zal in de meeste gevallen neerkomen op een afweging tussen cloudtelefonie en traditionele telefonie. Daarom vergelijken we hier beide opties op basis van de 3 voornaamste criteria: prijs, efficiëntie en betrouwbaarheid.
Wat zijn cloudtelefonie en traditionele telefoonsystemen?
- Cloudtelefonie: zoals je wel al kan raden werkt deze technologie via de cloud. Alles wordt beheerd via een app of online platform waarder er geen fysieke telefooncentrale nodig is. Dit maakt deze optie een pak flexibeler en eenvoudiger om uit te breiden als het bedrijf groeit.
- Traditionele telefoonsystemen: Deze systemen zijn gebaseerd op fysieke lijnen en hardware op locatie, zoals een PBX (Private Branch Exchange) voor interne en externe gesprekken. Ze werken onafhankelijk van het internet.
1. Het prijskaartje: Initiële investering en maandelijkse uitgaven
Cloudtelefonie:
- Lage initiële kosten: Geen dure apparatuur nodig; de oplossing draait via de cloud.
- Flexibele abonnementskosten: abonnementskosten zijn gebaseerd op het aantal gebruikers en functies, wat het makkelijker maakt om te kiezen voor welke onderdelen van het pakket je wilt betalen.
- Lagere onderhoudskosten: Updates en onderhoud worden door de provider uitgevoerd zonder bijkomende kosten voor het bedrijf.
Traditionele telefoonsystemen:
- Hoge initiële investering: Er is hardware nodig op locatie, wat een flinke investering vraagt.
- Vaste onderhoudskosten: Regelmatige onderhoudsbeurten en updates zijn vaak nodig en brengen kosten met zich mee.
- Kosten per lijn: Voor elk toestel of lijn is er een extra kostenpost, wat op termijn behoorlijk kan oplopen.
Conclusie: Cloudtelefonie biedt vaak een lagere TCO (Total Cost of Ownership), zeker voor kleine tot middelgrote bedrijven.
2. Functionaliteit en efficiëntie
Cloudtelefonie:
- Flexibiliteit voor werken op afstand: Gebruikers kunnen overal inloggen en bellen via hun mobiele apparaten, ideaal voor hybride werkmodellen.
- Breed scala aan functies: Functies zoals automatische doorschakeling, voicemail, CRM-integratie en videobellen zijn standaardopties.
- Eenvoudige schaalbaarheid: Gebruikers toevoegen of verwijderen is eenvoudig en snel aan te passen zonder extra apparatuur.
Traditionele telefoonsystemen:
- Stabiele en betrouwbare lijnverbinding: Geen afhankelijkheid van internet, wat een stabiele verbinding garandeert.
- Beperkte flexibiliteit: Werkt alleen op kantoor en vereist fysieke lijnen en apparatuur.
- Beperkte extra functies: Upgrades en nieuwe functies zijn mogelijk, maar vaak duurder en omslachtiger te implementeren.
Conclusie: Cloudtelefonie is efficiënter en biedt meer flexibiliteit en functies, vooral in een moderne werkstructuur waar flexibiliteit belangrijk is.
3. Betrouwbaarheid en onderhoud
Cloudtelefonie:
- Afhankelijk van internet: De kwaliteit van gesprekken hangt af van de stabiliteit en kracht van de internetverbinding. Voor de meeste moderne bedrijven is een kwalitatieve internetverbinding tegenwoordig vanzelfsprekend.
- Automatische updates en onderhoud: De provider draagt de verantwoordelijkheid voor updates en beveiliging, wat minder onderhoud voor de klant betekent.
- Back-up en redundantie: Cloudproviders bieden meestal back-upservers en continuïteitsplannen, wat downtime minimaliseert.
Traditionele telefoonsystemen:
- Onafhankelijk van internet: Altijd stabiel en operationeel, zelfs bij een internetstoring, wat het in principe betrouwbaarder maakt dan cloudtelefonie.
- Regelmatig onderhoud vereist: de klant is zelf verantwoordelijk voor onderhoud en reparaties.
- Beperkte back-upmogelijkheden: mocht er toch een storing voorkomen kan herstel langer duren zonder een cloudback-up.
Conclusie: Traditionele telefoonsystemen zijn betrouwbaar in netwerken zonder sterke internetverbindingen, maar cloudtelefonie biedt doorgaans een robuustere oplossing met minder onderhoud. In principe zou elk modern Belgisch bedrijf tegenwoordig over een sterke internetverbinding moeten beschikken, wat het sterkste punt van traditionele telefonie ondergraaft.
De beste keuze voor uw bedrijf?
- Kleinere bedrijven en bedrijven met hybride werkmodellen hebben het meeste baat bij de flexibiliteit en kostenbesparingen van cloudtelefonie.
- Bedrijven die volledige onafhankelijkheid van internet willen of moeten hebben kunnen voorkeur geven aan een traditioneel telefoonsysteem voor stabiliteit.
Vaste telefonie zal altijd een plek hebben in de bedrijfswereld, maar de flexibiliteit en mobiliteit van cloudtelefonie zullen meer en meer de doorslag geven. Bovendien breiden de opties van cloudtelefonie elk jaar uit, wat het de weg van de toekomst maakt voor de meeste bdrijven.